- Часть кадровых данных нужно хранить после увольнения по требованиям закона
- То, что хранить не обязаны, подлежит удалению — нельзя держать всё бессрочно
- Доступы уволенного сотрудника к системам и данным закрываются немедленно
- Данные сотрудника в CRM, рассылках и сервисах нужно вычистить
- Удаление и архивирование должны быть задокументированы
Увольнение — это не только кадровая процедура, но и момент, когда нужно правильно поступить с данными человека. Здесь сталкиваются два требования: закон обязывает хранить часть документов, но запрещает держать данные дольше необходимого. Разберёмся, как пройти между этими требованиями, ничего не нарушив.
С одной стороны, архивное и трудовое законодательство обязывает хранить кадровые документы после увольнения. С другой, ФЗ-152 запрещает хранить данные дольше, чем нужно. Решение — разделить данные: обязательное к хранению архивировать, всё остальное удалить.
Что нужно хранить после увольнения
Ряд документов закон требует хранить и после ухода сотрудника, иногда долго. Удалять их нельзя, даже если бывший работник этого попросит.
| Категория | Хранение |
|---|---|
| Трудовой договор и приказы | Длительно по архивным нормам |
| Расчётные и зарплатные документы | Несколько лет |
| Документы по охране труда | По установленным срокам |
| Личная карточка | По архивным нормам |
Если уволенный сотрудник требует удалить все свои данные, удовлетворить это полностью нельзя: обязательные документы вы обязаны хранить по закону. Об этом нужно сообщить бывшему работнику со ссылкой на нормы, обязывающие к хранению. Это законное ограничение права на удаление.
Что нужно удалить
Всё, что не подпадает под обязательное хранение и для чего больше нет основания, подлежит удалению. Это данные в рабочих сервисах, рассылках, чатах, профилях.
После увольнения у компании нет основания держать сотрудника в активных системах. Его профиль в CRM, доступ к рабочей почте, участие в корпоративных рассылках, аккаунты в сервисах — всё это нужно вычистить.
Немедленное закрытие доступов
Самый критичный с точки зрения безопасности шаг — отозвать все доступы. И сделать это нужно сразу, в день увольнения.
Сохранившийся у уволенного сотрудника доступ к системам — одна из частых причин утечек. Обиженный или просто беспечный бывший работник может скопировать базу, удалить данные, использовать доступ во вред. Отзыв всех доступов в день увольнения — обязательная мера, а не формальность.
Закрыть нужно: учётные записи в рабочих системах, доступ к CRM и базам, корпоративную почту, доступ к облакам и файлам, физический доступ (пропуска, ключи), удалённый доступ к сети.
Данные в CRM и сервисах
Уволенный сотрудник часто остаётся «привязан» к клиентским данным: он вёл сделки, переписку, контакты. Эти клиентские данные остаются в компании, но сам сотрудник как пользователь должен быть отключён, а его персональный профиль — обработан по правилам.
Клиентская база, которую вёл уволенный, принадлежит компании и остаётся. А вот персональные данные самого сотрудника как пользователя систем подлежат обработке по правилам увольнения: отключение, удаление лишнего, сохранение обязательного.
Документирование
Удаление и архивирование данных нужно фиксировать. Это и требование порядка, и защита: если возникнет спор, вы сможете показать, что обязательное сохранили, а лишнее удалили в срок.
Полезно оформить процедуру: что архивируется, что удаляется, когда закрываются доступы, кто это контролирует.
Чек-лист процедуры увольнения
- Все доступы сотрудника отозваны в день увольненияобязательно
- Обязательные кадровые документы переданы в архивобязательно
- Данные сотрудника удалены из активных систем и рассылокобязательно
- Профиль в CRM и сервисах деактивированобязательно
- Клиентские данные сохранены за компанией, доступ сотрудника закрыт
- Процедура удаления и архивирования задокументирована
- При запросе на удаление дан мотивированный ответ об обязательном хранении
Типичные ошибки
Компании чаще всего ошибаются в двух противоположных направлениях. Одни удаляют всё подчистую, нарушая требования об обязательном хранении кадровых документов. Другие не делают ничего: доступы остаются открытыми месяцами, данные висят во всех системах, бывший сотрудник всё ещё в рассылках. Правильный путь — посередине: обязательное сохранить в архиве, остальное удалить, доступы закрыть немедленно.
Грамотная процедура увольнения с точки зрения данных защищает компанию сразу с двух сторон: от штрафа за избыточное хранение и от утечки через незакрытый доступ. Это та область, где небольшой регламент и дисциплина экономят большие нервы. Настройте процесс один раз — и каждое увольнение будет проходить чисто.