- Большинство операторов обязаны уведомить РКН о начале обработки данных
- Уведомление подаётся через портал РКН или письмом до начала обработки
- В форме указывают оператора, цели, категории данных, сроки и меры защиты
- Отсутствие в реестре при фактической обработке — нарушение со штрафом
- Данные в реестре нужно поддерживать в актуальном состоянии
Регистрация в реестре операторов — базовый и при этом часто пропускаемый шаг. Многие компании годами обрабатывают данные клиентов, не подозревая, что должны были уведомить Роскомнадзор. Разберёмся, кто обязан регистрироваться, как это сделать и что будет, если этого не сделать.
По общему правилу оператор обязан уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала обработки. На практике многие подают уведомление позже, уже работая, — это лучше, чем не подать вовсе, но правильно делать это заранее.
Кто обязан уведомлять
Обязанность уведомить РКН распространяется на большинство операторов. Однако закон предусматривает узкие исключения.
| Ситуация | Уведомление |
|---|---|
| Обработка данных клиентов | Обязательно |
| Сайт со сбором заявок | Обязательно |
| CRM с контактами | Обязательно |
| Только данные своих работников | Может не требоваться |
| Разовый договор с физлицом | Может не требоваться |
Исключения из обязанности уведомлять сформулированы узко, и полагаться на них рискованно. Если вы собираете данные клиентов, ведёте рассылку или CRM — вы почти наверняка обязаны уведомить РКН. Сомневаетесь — безопаснее подать уведомление, чем пропустить.
Как проверить, есть ли вы в реестре
Прежде чем подавать уведомление, проверьте, не зарегистрированы ли вы уже. На портале РКН есть открытый реестр операторов. Поиск ведётся по ИНН или названию компании. Если запись есть — проверьте, актуальна ли информация. Если нет — переходите к подаче.
Что указать в уведомлении
Форма уведомления требует определённого набора сведений. Подготовьте их заранее.
- Наименование и реквизиты оператора.
- ФИО и контакты ответственного за обработку.
- Цели обработки персональных данных.
- Категории обрабатываемых данных.
- Категории субъектов (клиенты, сотрудники, контрагенты).
- Правовые основания обработки.
- Сроки или условия прекращения обработки.
- Описание мер по защите данных.
- Сведения о трансграничной передаче, если она есть.
Пошаговая подача
Процесс несложный, если данные подготовлены.
- Зайти на портал Роскомнадзора в раздел подачи уведомлений.
- Выбрать форму уведомления об обработке персональных данных.
- Заполнить сведения об операторе и обработке.
- Указать цели, категории данных и субъектов.
- Описать меры защиты.
- Отправить уведомление.
- Дождаться внесения в реестр.
Помимо портала, уведомление можно направить официальным письмом в адрес РКН. Но электронная подача через портал быстрее и удобнее отслеживается. В любом случае сохраните подтверждение подачи.
Частые ошибки при подаче
Неполные или неточные сведения
Если указанные цели и категории данных не соответствуют реальной деятельности, на проверке возникнет расхождение. Уведомление должно отражать то, что вы действительно делаете.
Забыть про актуализацию
Реестр — не «подал и забыл». Если меняются цели, категории данных или ответственное лицо, сведения нужно обновлять.
Как и политика, запись в реестре должна отражать действительность. Если вы расширили обработку — добавили новые цели или категории данных, — обновите уведомление. Расхождение между реестром и реальной деятельностью инспектор заметит сразу.
Подать и не проверить статус
После подачи стоит убедиться, что компания действительно появилась в реестре. Иногда уведомление требует доработки.
Цена отсутствия в реестре
Обработка данных без обязательного уведомления — самостоятельное нарушение.
| Нарушение | Последствие |
|---|---|
| Обработка без уведомления | Штраф для юрлица до 100 000 ₽ |
| Неактуальные сведения в реестре | Претензия на проверке |
| Несоответствие реестра деятельности | Усиленное внимание РКН |
Практические шаги
Чтобы закрыть вопрос с реестром, действуйте по порядку. Проверьте, есть ли компания в реестре по ИНН. Если нет — подготовьте сведения об обработке. Подайте уведомление через портал. Убедитесь, что запись появилась. Настройте напоминание пересматривать сведения при изменениях в обработке.
- Проверено наличие компании в реестре по ИННобязательно
- Подготовлены сведения об обработке для уведомленияобязательно
- Уведомление подано через портал или письмомобязательно
- Сведения в уведомлении соответствуют реальной деятельностиобязательно
- Подтверждено появление записи в реестре
- Назначен ответственный за актуализацию сведений
Регистрация в реестре — это первый формальный шаг, заявляющий государству, что вы работаете с данными ответственно и открыто. Сам по себе он простой и быстрый, но его отсутствие моментально бросается в глаза на проверке. Закройте этот вопрос в первую очередь — он не требует ни больших затрат, ни времени.