- Большая часть обработки данных сотрудников опирается на закон и трудовой договор, а не согласие
- Данные соискателей, не ставших сотрудниками, нельзя хранить бесконечно
- Требовать при приёме можно только данные, необходимые для трудовых отношений
- Спецкатегории (здоровье) обрабатываются по особым правилам
- Резюме и базы кандидатов — это персональные данные с ограниченным сроком хранения
HR-отдел работает с одним из самых чувствительных массивов данных в компании: паспорта, СНИЛС, зарплаты, иногда здоровье. При этом кадровики часто действуют по привычке, не задумываясь о ФЗ-152. Разберёмся, как обрабатывать данные соискателей и сотрудников законно — от резюме до увольнения.
Распространённое заблуждение HR — что от каждого сотрудника нужно согласие на всё. На деле основная кадровая обработка опирается на требования трудового законодательства и сам трудовой договор. Согласие требуется для того, что выходит за эти рамки.
Два этапа: соискатель и сотрудник
Обработка данных в найме проходит две стадии с разными правилами.
| Этап | Основание | Особенности |
|---|---|---|
| Соискатель | Согласие / преддоговорные отношения | Ограниченный срок хранения |
| Сотрудник | Закон + трудовой договор | Длительное хранение по нормам архива |
| Кадровый резерв | Отдельное согласие | Только с явного разрешения |
Данные соискателей
Когда человек присылает резюме, он передаёт персональные данные. Пока он не стал сотрудником, основания для долгого хранения нет.
Базы резюме, которые HR копит годами «на всякий случай», — типичное нарушение. Если кандидат не принят и не согласился на хранение для будущих вакансий, его данные нужно удалить после закрытия позиции. Для кадрового резерва требуется отдельное согласие.
Что можно требовать при приёме
Действует принцип минимизации: запрашивать можно только то, что нужно для трудовых отношений и оценки на конкретную позицию.
Правомерно: ФИО, контакты, образование, опыт, документы, требуемые трудовым законодательством. Неправомерно: избыточные сведения о личной жизни, убеждениях, здоровье (за исключением случаев, прямо предусмотренных для конкретных профессий).
Анкеты при приёме иногда требуют данные, не имеющие отношения к работе: семейное положение без необходимости, вероисповедание, политические взгляды. Это нарушает минимизацию, а для спецкатегорий — ещё и особый режим. Спрашивайте только то, что действительно нужно для работы.
Данные действующих сотрудников
После трудоустройства обработка данных в основном держится на законе и договоре. Кадровый учёт, расчёт зарплаты, отчётность в фонды — всё это предписано законодательством, и отдельное согласие не требуется.
Согласие нужно для обработки, выходящей за прямые трудовые рамки: размещение фото на сайте компании, передача данных в небязательные сервисы, публикация в корпоративных материалах.
Спецкатегории в кадрах
HR неизбежно сталкивается со спецкатегориями — прежде всего со здоровьем. Здесь действуют особые правила.
Работодатель имеет дело с фактом нетрудоспособности, но не с диагнозом. Больничный лист устроен так, чтобы скрывать причину болезни именно потому, что диагноз — спецкатегория, и знать его работодателю не нужно. Не собирайте и не требуйте медицинские подробности сверх того, что предусмотрено законом.
Сроки хранения
Кадровые документы хранятся долго — этого требует законодательство об архивах. Но не всё подряд и не вечно.
| Данные | Ориентир по сроку |
|---|---|
| Трудовые договоры | Длительно (по архивным нормам) |
| Расчётные документы | Несколько лет |
| Резюме отклонённых кандидатов | До закрытия вакансии |
| Данные кадрового резерва | По сроку согласия |
После увольнения часть данных продолжает храниться по закону, но то, что хранить не обязаны, подлежит удалению.
Передача данных сотрудников
Данные сотрудников передаются в фонды, банки для зарплатных проектов, иногда в сервисы кадрового учёта. Передача в госорганы предписана законом. Передача в коммерческие сервисы требует договора поручения и иногда согласия.
Практические шаги для HR
Привести кадровую обработку в порядок помогает системность. Пересмотрите анкеты и формы приёма, убрав лишние вопросы. Определите основания для каждой категории кадровых данных. Настройте сроки хранения и удаляйте то, что хранить не обязаны. Получите отдельное согласие для кадрового резерва и для обработки за рамками трудовых обязанностей. Обеспечьте защиту особо чувствительных данных. И заключите договоры с кадровыми сервисами-подрядчиками.
- Анкеты приёма не содержат избыточных и неуместных вопросовобязательно
- Определены основания для каждой категории кадровых данныхобязательно
- Резюме отклонённых кандидатов не хранятся бессрочнообязательно
- Для кадрового резерва получено отдельное согласиеобязательно
- Спецкатегории (здоровье) обрабатываются по особым правилам
- Настроены сроки хранения кадровых документов
- С кадровыми сервисами заключены договоры поручения
Кадровые данные — это доверие сотрудников и соискателей. Человек передаёт работодателю самое личное: паспорт, зарплатные ожидания, иногда сведения о здоровье. Аккуратная, законная обработка этих данных — не только защита от штрафов, но и признак зрелой компании, которой не страшно доверить свою информацию.