- Данные сотрудника в подписи, на сайте и визитке — это персональные данные
- Служебные контакты для рабочих целей обрабатываются на основании трудовых отношений
- Публикация фото и личных данных сотрудника на сайте требует согласия
- При увольнении данные сотрудника убираются из подписей, сайта и материалов
- Грань проходит между служебной необходимостью и публичным раскрытием
Контактные данные сотрудников окружают нас повсюду: в подписях писем, на визитках, на странице «Команда» сайта компании. Кажется, что это мелочь, но и здесь работает ФЗ-152. Где проходит граница между нормальной служебной практикой и нарушением прав работника? Разберёмся.
Имя, должность, рабочий телефон и email сотрудника — это персональные данные. Тот факт, что они используются в служебных целях, не выводит их из-под действия закона, но определяет основание обработки. Важно понимать, где служебная необходимость, а где публичное раскрытие.
Служебные контакты: основание — работа
Email-подпись с именем, должностью и рабочими контактами — это нормальная и необходимая часть трудовой деятельности. Сотрудник должен быть досягаем для коллег и контрагентов, и это обеспечивается через служебные контакты.
| Использование | Основание | Согласие |
|---|---|---|
| Служебная подпись в письме | Трудовые отношения | Обычно не нужно |
| Имя и должность для коллег | Трудовые отношения | Не нужно |
| Рабочий телефон для клиентов | Трудовые отношения | Обычно не нужно |
| Фото на сайте | Публичное раскрытие | Нужно |
| Личный номер на визитке | Публичное раскрытие | Нужно |
Где начинается необходимость согласия
Грань проходит там, где данные сотрудника выходят за пределы служебной необходимости в публичное пространство.
Публикация фотографии сотрудника на сайте, размещение его данных в открытых маркетинговых материалах, использование его образа в рекламе — всё это выходит за рамки прямой служебной необходимости и требует согласия.
Распространённая практика — без спроса публиковать фото и данные сотрудников на странице «Наша команда». Но публикация фото выходит за пределы служебной необходимости, и на неё нужно согласие. Сотрудник вправе отказаться, и принуждать его недопустимо. Лучше спросить заранее, чем разбираться с претензией потом.
Личное против служебного
Важно различать служебные и личные данные сотрудника. Рабочий телефон — служебный контакт, его использование для работы оправдано. Личный мобильный номер — это личные данные, и публиковать его без согласия нельзя, даже если сотрудник давал его для срочной связи.
Рабочий контакт сотрудник предоставляет для выполнения функций, и его служебное использование оправдано. Личные контакты — другое дело: их раскрытие, особенно публичное, требует согласия. Размещать личный номер сотрудника на визитке или сайте без его разрешения нельзя.
Увольнение: убрать данные
Когда сотрудник уходит, основание использовать его данные исчезает. Это значит, что данные бывшего работника нужно убрать отовсюду, где они публиковались.
После увольнения данные сотрудника нужно убрать из активных подписей, со страницы команды на сайте, из визиток, из корпоративных материалов. Профиль ушедшего человека, продолжающий висеть на сайте, — это обработка данных без основания. Внесите удаление данных в процедуру увольнения.
Практические шаги
Навести порядок несложно. Служебные подписи и контакты используйте свободно — для этого есть основание в трудовых отношениях. Перед публикацией фото и личных данных на сайте получайте согласие сотрудников. Различайте рабочие и личные контакты, не раскрывая личные без разрешения. И встройте удаление данных уволенных в процедуру увольнения.
- Служебные подписи используются на основании трудовых отношенийобязательно
- На публикацию фото на сайте получено согласие сотрудниковобязательно
- Личные контакты не раскрываются без согласияобязательно
- Данные уволенных убираются из подписей и с сайта
- Различаются служебные и личные данные сотрудника
Обращение с данными сотрудников — это вопрос уважения не меньше, чем вопрос закона. Работник доверяет компании свои данные в рамках трудовых отношений, и это доверие не стоит распространять на публичное использование без спроса. Простое правило — служебное используем свободно, публичное только с согласия, после увольнения убираем — закрывает большинство ситуаций и бережёт отношения с людьми.