Согласие на обработку персональных данных для HR и сотрудников

Quick Answer

Отдел кадров и HR-служба ежедневно работают с персональными данными работников и кандидатов.

Однако распространенным заблуждением является мнение, что для любой обработки персональных данных сотрудника обязательно требуется отдельное согласие.

На практике многие кадровые процессы осуществляются на основании трудового законодательства и не требуют получения согласия работника.

При этом для отдельных целей работодателю может понадобиться отдельное согласие субъекта персональных данных.

Какие данные обрабатывает HR-служба

В процессе подбора и управления персоналом обычно используются:

• фамилия, имя и отчество;
• дата рождения;
• контактные данные;
• сведения об образовании;
• данные о трудовой деятельности;
• паспортные данные;
• ИНН;
• СНИЛС;
• сведения о квалификации;
• иные данные, необходимые для кадровых процессов.

Все эти сведения относятся к персональным данным и подлежат защите.

Когда согласие сотрудника не требуется

Во многих случаях работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников без отдельного согласия.

Например:

• при заключении трудового договора;
• при ведении кадрового учета;
• при расчете заработной платы;
• при исполнении обязанностей работодателя по законодательству;
• при взаимодействии с государственными органами в предусмотренных законом случаях.

Основанием для обработки выступают требования законодательства и трудовые отношения.

Когда согласие может потребоваться

Согласие часто используется в ситуациях, выходящих за рамки стандартных трудовых отношений.

Распространенные примеры

• включение сотрудника в рекламные материалы компании;
• публикация фотографий на сайте;
• размещение сведений на корпоративных ресурсах;
• передача данных третьим лицам вне обязательных требований закона;
• участие в маркетинговых и PR-проектах;
• формирование кадрового резерва.

В каждом случае необходимо анализировать конкретную цель обработки.

Согласие кандидатов на вакансии

Работа с кандидатами является отдельным направлением обработки персональных данных.

Источниками данных могут быть:

• резюме;
• сайты поиска работы;
• карьерные порталы;
• анкеты соискателей;
• кадровые агентства.

При хранении и использовании информации о кандидатах важно определить правовое основание обработки данных и сроки их хранения.

Что должно содержать согласие

Содержание документа зависит от конкретной цели обработки.

Обычно включаются:

• сведения о субъекте персональных данных;
• сведения об операторе;
• цель обработки;
• перечень персональных данных;
• перечень действий с данными;
• срок действия согласия;
• порядок отзыва согласия.

Документ должен быть понятным и соответствовать фактическим процессам работодателя.

Отдельное согласие на фото и видео

Одна из наиболее распространенных HR-задач связана с использованием фотографий работников.

Например:

• публикация на сайте компании;
• корпоративные новости;
• рекламные материалы;
• социальные сети;
• внутренние порталы.

Для таких случаев рекомендуется отдельно оценивать необходимость получения согласия.

Какие документы нужны работодателю

Согласие является лишь частью системы кадровой документации по персональным данным.

Обычно работодатели также используют:

• положение об обработке персональных данных работников;
• положение об обработке персональных данных;
• регламент доступа к персональным данным;
• обязательства о неразглашении;
• перечни лиц с доступом к данным;
• журналы учета обращений субъектов персональных данных.

Документы должны работать как единая система.

Что проверяет Роскомнадзор

При проверках работодателей могут анализироваться:

• основания обработки данных работников;
• локальные акты организации;
• формы согласий;
• сроки хранения персональных данных;
• порядок доступа к информации;
• меры защиты персональных данных.

Особое внимание уделяется соответствию документов фактическим кадровым процессам.

Типичные ошибки HR-служб

Ошибка №1. Согласие используется вместо правового основания

Работодатель получает согласие даже там, где обработка осуществляется на основании закона.

Ошибка №2. Универсальные формулировки

Документ не содержит конкретных целей обработки.

Ошибка №3. Не определены сроки хранения

Работодатель хранит данные кандидатов неопределенно долго.

Ошибка №4. Нет локальных актов

Используется только форма согласия без внутренней документации.

Ошибка №5. Несоответствие кадровым процессам

Документы не отражают реальную работу HR-подразделения.

Какие согласия чаще всего используются в HR

FAQ