- Минимальный комплект личных документов включает журналы ознакомления, заявления и акты уничтожения ПД
- Для ИП и малого бизнеса допустимы упрощённые формы документов и единые журналы
- Документы можно вести в бумажном или электронном виде при соблюдении требований к фиксации
- При отказе сотрудника подписывать ознакомление нужно оформлять отдельный акт
- Хранение кадровых документов и заявлений должно соответствовать установленным срокам
Зачем нужны личные документы по ПД
Личные документы по персональным данным подтверждают, что работодатель:
- ознакомил сотрудников с правилами обработки ПД;
- соблюдает требования ФЗ-152;
- фиксирует выдачу, изменение и уничтожение документов;
- может подтвердить выполнение обязанностей при проверке РКН или трудовом споре.
Даже если политика и положения разработаны правильно, отсутствие журналов и актов может быть расценено как недостаточная организация обработки персональных данных.
Журнал ознакомления с ПД
Минимум для любого оператора с персоналом:
| Реквизит | Обязательность | |----------|---------------| | ФИО сотрудника, должность | Да | | Дата ознакомления | Да | | Подпись ознакомленного | Да | | Форма документа | Бумажная или электронная |
Образец (журнал):
Журнал учета ознакомления с документами по ПД
Номер | ФИО | Должность | Дата ознакомления | Подпись
--------------------------------------------------------
1 | ... | ... | ... | ...
Заявление на ознакомление / уничтожение
Пример:
Заявление
Я, ФИО _______________, ознакомлен(а) с документами по обработке и защите персональных данных.
Дата ______ Подпись __________
Заявление на ознакомление / уничтожение
Пример заявления об ознакомлении с документами по ПД:
Заявление
Я, ФИО ____________________________, подтверждаю, что ознакомлен(а) с:
- Положением об обработке и защите персональных данных;
- Политикой обработки персональных данных;
- Правилами доступа к персональным данным сотрудников.
Обязуюсь соблюдать установленные требования по обработке и защите персональных данных.
Дата _____________ Подпись _____________
Пример заявления на уничтожение персональных данных:
Заявление
Прошу уничтожить мои персональные данные в связи с:
□ отзывом согласия;
□ прекращением трудовых отношений;
□ достижением целей обработки;
□ иным основанием: _____________________
Подтверждаю, что уведомлен(а) о возможных последствиях уничтожения персональных данных, связанных с исполнением трудовых и иных обязательств.
Дата _____________ Подпись _____________
Если сотрудник отказывается подписывать ознакомление с документами по ПД, рекомендуется составить отдельный акт с подписью минимум одного свидетеля. Это позволит подтвердить факт ознакомления при проверке РКН или трудовом споре.
Акт уничтожения ПД для одного сотрудника
Форма (простой вариант):
Акт об уничтожении персональных данных
г. _____________ Дата _____________
Настоящим подтверждается уничтожение персональных данных сотрудника:
ФИО ______________________________________
Основание уничтожения _____________________
Уничтожены следующие носители:
□ бумажные документы
□ электронные файлы
□ резервные копии
□ иное _______________________
Доступ к персональным данным прекращён.
Ответственный за уничтожение:
ФИО ___________________ Подпись ___________
ФЗ-152 не запрещает вести журналы и акты в электронной форме. Главное — обеспечить возможность подтвердить факт ознакомления, дату действий и неизменность записей. На практике используют ЭДО, корпоративные HR-системы или журналы с электронной подписью.
Сколько хранить личные документы по ПД
| Документ | Рекомендуемый срок хранения | |---|---| | Журнал ознакомления | Не менее 3 лет после увольнения | | Заявления работников | Не менее 3 лет | | Акты уничтожения ПД | Не менее 3 лет после уничтожения | | Акты об отказе от подписи | Не менее 3 лет |
Для отдельных кадровых документов могут действовать более длительные сроки хранения по требованиям трудового и архивного законодательства.
- Ведется журнал ознакомления с ПДобязательно
- Заявления сотрудников хранятся не менее 3 лет
- Акты об уничтожении оформляются на каждого сотрудника
- Есть порядок действий при отказе сотрудника от подписи
- Электронные журналы защищены от изменения записей