- Стоматологические клиники являются операторами персональных данных.
- Медицинские данные относятся к специальным категориям персональных данных.
- Для работы необходимы документы, согласия и меры защиты информации.
- Проверки часто выявляют нарушения в формах записи на приём и медицинской документации.
- Кто обязан соблюдать: все стоматологические клиники и кабинеты
- Что грозит за нарушение: штраф до 100 000 ₽ за обработку без согласия (ч.2 ст. 13.11), до 30 000 ₽ за отсутствие политики (ч.3), повышенные риски при работе с медицинскими данными пациентов
- Что нужно сделать: оформить документы, проверить процессы работы с пациентами и обеспечить защиту данных
- Срок: до начала обработки персональных данных пациентов
Стоматология ежедневно работает с одним из самых чувствительных видов информации — сведениями о здоровье пациентов. Такие данные находятся под особой защитой законодательства. Поэтому для клиники соблюдение ФЗ-152 — не формальность, а обязательное условие законной медицинской деятельности.
Если вы только разбираетесь с базовыми требованиями ФЗ-152 для медицинской организации — начните с общего разбора для клиник. Эта статья — про специфику стоматологии: онлайн-запись, биометрия зубочелюстной системы, интеграции с колл-трекингом и страховые данные ДМС/ОМС.
Почему стоматология является оператором персональных данных
Любая стоматологическая клиника собирает, хранит и использует сведения о пациентах.
Это происходит при:
- записи на приём;
- оформлении медицинской карты;
- заключении договора на оказание услуг;
- проведении диагностики;
- хранении результатов обследований;
- отправке напоминаний о визите;
- взаимодействии со страховыми компаниями.
Клиника самостоятельно определяет цели обработки данных и способы их использования, поэтому выступает оператором персональных данных.
Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся состояния здоровья граждан, допускается только при соблюдении требований законодательства.
Статья 10, ФЗ-152Какие персональные данные собирает стоматология
В отличие от большинства коммерческих организаций стоматологические клиники работают не только с обычными персональными данными, но и со специальными категориями данных.
| Категория данных | Примеры |
|---|---|
| Идентификационные данные | ФИО, дата рождения |
| Контактные данные | Телефон, email |
| Паспортные сведения | При заключении договора |
| Медицинские данные | Диагнозы, снимки, история лечения |
| Финансовая информация | Сведения об оплате услуг |
| Данные страхования | Полисы ДМС и ОМС |
| Биометрические сведения | Фото и изображения зубочелюстной системы при определённых процедурах |
Особое внимание закон уделяет информации о состоянии здоровья пациента.
Для такой информации предусмотрены дополнительные требования к обработке и защите.
Медицинские данные относятся к специальным категориям персональных данных. Их обработка требует повышенного уровня организационной и технической защиты.
Какие документы должны быть у стоматологической клиники
Проверки медицинских организаций показывают, что отсутствие документов остаётся одной из наиболее частых причин нарушений.
Минимальный комплект обычно включает:
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Политика обработки персональных данных | Информирование пациентов |
| Положение об обработке персональных данных | Регламентация внутренних процессов |
| Согласия на обработку данных | Правовое основание обработки |
| Приказы о назначении ответственных лиц | Организация контроля |
| Регламенты доступа к информации | Ограничение доступа сотрудников |
| Документы по защите данных | Выполнение требований безопасности |
| Журналы и учётные документы | Подтверждение выполнения процедур |
Перечень может расширяться в зависимости от размера клиники, количества сотрудников и используемых информационных систем.
Какие данные собираются через сайт стоматологии
Современные клиники активно используют сайты для привлечения пациентов.
Даже простая форма записи на приём уже является обработкой персональных данных.
Чаще всего собираются:
- имя пациента;
- телефон;
- электронная почта;
- желаемая дата посещения;
- комментарии о проблеме пациента.
Дополнительно могут использоваться:
- онлайн-консультации;
- личный кабинет пациента;
- формы обратной связи;
- сервисы аналитики;
- системы онлайн-чата.
Распространённая ошибка — запрос медицинской информации через формы сайта без корректного информирования пациента о целях и порядке обработки данных.
Особенности обработки медицинских данных
Для стоматологии требования к защите информации выше, чем для большинства компаний.
Необходимо учитывать:
Ограничение доступа
Не каждый сотрудник клиники должен иметь доступ ко всей информации о пациенте.
Доступ предоставляется только в пределах служебной необходимости.
Защита медицинских информационных систем
При использовании электронных медицинских карт необходимо обеспечить:
- разграничение прав доступа;
- журналирование действий пользователей;
- резервное копирование;
- защиту от несанкционированного доступа.
Работа с подрядчиками
Клиники часто используют:
- облачные медицинские системы;
- сервисы записи пациентов;
- телефонию;
- CRM-платформы;
- бухгалтерские сервисы.
Передача данных таким подрядчикам должна быть надлежащим образом оформлена.
Как правильно оформить передачу данных пациентов облачным МИС, сервисам записи и колл-трекингу — в статье «Работа с подрядчиками: DPA и контроль».
Что проверяет Роскомнадзор у стоматологий
При проверке анализируются не только документы, но и фактическая организация работы клиники.
Основные направления контроля:
| Объект проверки | Что оценивается |
|---|---|
| Политика обработки данных | Соответствие требованиям законодательства |
| Формы записи пациентов | Законность сбора данных |
| Согласия пациентов | Полнота и корректность оформления |
| Медицинские информационные системы | Защита информации |
| Доступ сотрудников | Соблюдение режима конфиденциальности |
| Передача данных подрядчикам | Законность и документальное оформление |
Особое внимание уделяется обработке сведений о здоровье пациентов.
Типичные нарушения стоматологических клиник
Наиболее распространённые проблемы:
- Отсутствие актуальной политики обработки персональных данных.
- Использование устаревших форм согласий.
- Неучтённые сервисы онлайн-записи.
- Избыточный доступ сотрудников к медицинским данным.
- Отсутствие документов по защите персональных данных.
- Передача данных подрядчикам без надлежащего оформления.
- Несоответствие фактических процессов внутренним документам.
- Отсутствие контроля за хранением медицинской информации.
Чек-лист для стоматологической клиники
- Определены все процессы обработки данных пациентовобязательно
- Разработана политика обработки персональных данныхобязательно
- Оформлены согласия пациентовобязательно
- Проверены формы записи через сайтобязательно
- Назначены ответственные за обработку данных
- Настроено разграничение прав доступа сотрудников
- Проверены медицинские информационные системы
- Оформлены отношения с подрядчиками
- Внедрены организационные и технические меры защиты данных
Частые вопросы о ФЗ-152 для стоматологии
Не уверены, всё ли правильно с обработкой персональных данных пациентов в стоматологии?
Бесплатный экспресс-аудит за 15 минут. Проверим сайт клиники, формы записи, согласия пациентов и комплект документов на соответствие требованиям ФЗ-152.
Получить аудит