- Производственные предприятия обрабатывают данные сотрудников, клиентов, подрядчиков и посетителей объектов.
- Даже завод без интернет-магазина является оператором персональных данных.
- Основные риски связаны с кадровым документооборотом, пропускными системами и подрядчиками.
- Для соблюдения ФЗ-152 необходимо контролировать все процессы обработки данных внутри предприятия.
- Кто обязан соблюдать: заводы, фабрики, производственные предприятия и промышленные комплексы
- Что грозит за нарушение: штрафы, предписания и риски утечки данных сотрудников
- Что нужно сделать: провести аудит процессов обработки данных и оформить обязательные документы
- Срок: до начала обработки персональных данных работников и контрагентов
Многие производственные компании ошибочно считают, что требования ФЗ-152 касаются только интернет-бизнеса, банков или медицинских организаций. На практике любой завод, фабрика или промышленное предприятие ежедневно обрабатывает персональные данные сотрудников, кандидатов, подрядчиков, водителей, представителей заказчиков и посетителей объектов. Это автоматически делает предприятие оператором персональных данных.
Почему производственное предприятие считается оператором персональных данных
Даже если компания не продаёт товары через интернет и не работает с физическими лицами напрямую, она всё равно использует персональные данные в рамках своей деятельности.
Обычно обработка происходит при:
- найме сотрудников;
- ведении кадрового учёта;
- организации пропускного режима;
- взаимодействии с подрядчиками;
- оформлении командировок;
- организации охраны объектов;
- работе корпоративных информационных систем.
Если предприятие определяет цели и порядок использования таких данных, оно является оператором персональных данных.
Оператор обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа и иных нарушений.
Статья 19, ФЗ-152Какие персональные данные обрабатывает производство
Для большинства производственных компаний основным источником данных является кадровая деятельность.
Однако фактический перечень значительно шире.
| Категория данных | Примеры |
|---|---|
| Кадровые данные | ФИО, паспортные сведения, трудовые документы |
| Контактные данные | Телефон, email, адрес проживания |
| Данные подрядчиков | Контакты представителей компаний |
| Данные посетителей | Сведения для оформления пропусков |
| Биометрические данные | Фото для пропусков, системы идентификации |
| Технические данные | Записи видеонаблюдения и журналы доступа |
Дополнительно могут обрабатываться:
- данные кандидатов на вакансии;
- сведения о водителях транспортных компаний;
- данные представителей заказчиков;
- информация участников тендеров;
- сведения пользователей корпоративных сервисов.
На производственных объектах часто используются системы контроля доступа и видеонаблюдение. Такие решения также могут участвовать в обработке персональных данных и должны учитываться в документации предприятия.
Где на производстве собираются персональные данные
Обработка информации происходит не только в отделе кадров.
Кадровая служба
Наиболее объёмный массив данных обычно сосредоточен именно здесь.
Обрабатываются:
- трудовые договоры;
- кадровые приказы;
- личные дела работников;
- сведения о квалификации.
Пропускной режим
Системы контроля доступа фиксируют:
- проход сотрудников;
- посещения подрядчиков;
- вход представителей клиентов;
- перемещения по территории объекта.
Корпоративные системы
Предприятия часто используют:
- ERP-системы;
- CRM;
- электронный документооборот;
- корпоративную почту;
- системы учёта рабочего времени.
Сайт компании
Даже простой корпоративный сайт может собирать данные через:
- формы обратной связи;
- заявки на сотрудничество;
- формы для соискателей.
Какие особенности есть у производственных предприятий
Главная особенность промышленного бизнеса — большое количество физических лиц, находящихся на территории объекта.
Кроме сотрудников предприятия, это могут быть:
- подрядчики;
- водители;
- представители поставщиков;
- аудиторы;
- представители заказчиков;
- кандидаты на вакансии.
Каждая такая категория требует отдельного учёта в процессах обработки данных.
На многих заводах основная проблема связана не с отсутствием документов, а с тем, что персональные данные одновременно находятся в отделе кадров, службе безопасности, бухгалтерии, системе контроля доступа и корпоративных IT-системах без единой схемы управления.
Какие документы необходимы производственной компании
Для соблюдения законодательства требуется оформить не только публичные документы, но и внутренние регламенты.
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Политика обработки персональных данных | Информирование субъектов данных |
| Положение об обработке персональных данных | Организация внутренних процессов |
| Регламенты доступа сотрудников | Контроль использования данных |
| Документы по информационной безопасности | Защита информации |
| Приказы и инструкции | Распределение ответственности |
| Порядок работы с подрядчиками | Контроль передачи данных |
Содержание документации должно учитывать реальную структуру предприятия и используемые информационные системы.
Что обычно проверяют на производстве
Проверка охватывает не только кадровые процессы.
| Направление проверки | Что оценивается |
|---|---|
| Кадровый учёт | Законность обработки данных сотрудников |
| Пропускная система | Порядок доступа к объектам |
| Информационные системы | Защита и хранение данных |
| Документы | Соответствие требованиям законодательства |
| Подрядчики | Передача данных третьим лицам |
| Видеонаблюдение | Законность использования записей |
Особое внимание уделяется тому, как предприятие контролирует доступ к персональным данным внутри организации.
Одна из наиболее частых проблем на производстве — избыточные права доступа сотрудников к кадровой информации и отсутствие контроля над архивами персональных данных.
Типичные нарушения производственных предприятий
На практике чаще всего встречаются:
- Отсутствие актуальной политики обработки персональных данных.
- Неучтённые системы контроля доступа.
- Отсутствие регламентов для подрядчиков.
- Избыточный доступ сотрудников к кадровым данным.
- Неопределённые сроки хранения документов.
- Несоответствие документов фактическим процессам.
- Отсутствие инвентаризации информационных систем.
- Недостаточный контроль видеонаблюдения и журналов доступа.
Чек-лист для производственной компании
- Определены все процессы обработки персональных данныхобязательно
- Разработана политика обработки персональных данныхобязательно
- Проведена инвентаризация кадровых и информационных системобязательно
- Учтены системы контроля доступа и видеонаблюденияобязательно
- Настроено разграничение прав доступа сотрудников
- Проверены подрядчики и внешние исполнители
- Определены сроки хранения персональных данных
- Подготовлены внутренние регламенты и инструкции
- Организованы меры защиты информации
Частые вопросы о ФЗ-152 для производства
Не уверены, соответствует ли ваше производство требованиям ФЗ-152?
Бесплатный экспресс-аудит за 15 минут. Проверим кадровые процессы, системы доступа, подрядчиков, внутренние регламенты и документы по персональным данным.
Получить аудит